PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN SURAT CUTI JEMAAH HAJI BERBASIS SISTEM DI KEMENTERIAN HAJI DAN UMRAH KOTA JAMBI MENGGUNAKAN METODE WATERFALL

Abstrak

Proses administrasi yang efektif menjadi aspek krusial dalam pelayanan publik, termasuk dalam pengurusan surat cuti bagi jemaah haji yang berstatus sebagai pegawai swasta dan Aparatur Sipil Negara (ASN). Di Kantor Kementerian Haji dan Umrah Kota Jambi, proses pengajuan dan penerbitan surat cuti jemaah haji saat ini masih dilakukan secara konvensional atau manual. Hal ini menimbulkan beberapa kendala, seperti risiko dokumen terselip, antrean fisik, lambatnya proses verifikasi, serta keterbatasan jemaah dalam memantau status pengajuan mereka. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sebuah Sistem layanan digital surat cuti jemaah haji berbasis web guna meningkatkan efisiensi dan transparansi birokrasi. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Waterfall, yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML), implementasi kode program dengan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, serta pengujian sistem. Pengujian aplikasi dilakukan dengan metode Black Box Testing untuk memastikan seluruh fungsionalitas sistem berjalan dengan baik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi layanan digital ini mampu mendigitalisasi alur birokrasi, mempercepat waktu pemrosesan dokumen, dan mempermudah jemaah haji dalam mengajukan serta mengunduh surat cuti secara mandiri tanpa harus datang berulang kali ke kantor. Sistem ini diharapkan dapat menjadi solusi digital yang adaptif dalam mendukung transformasi pelayanan publik di lingkungan Kantor Kementerian Haji dan Umrah Kota Jambi.

Effective administrative processes are crucial to public service delivery, including the handling of leave applications for Hajj pilgrims employed in the private sector or as State Civil Apparatus (ASN). At the Jambi City Hajj and Umrah Ministry Office, the current process for submitting and issuing leave letters for pilgrims remains conventional or manual. This approach presents several challenges, such as the risk of misplaced documents, physical queues, slow verification processes, and limited ability for pilgrims to track their application status. This study aims to design and develop a web-based digital service platform for Hajj pilgrim leave letters to enhance bureaucratic efficiency and transparency. The Waterfall method was employed for system development, encompassing requirements analysis, system design using Unified Modeling Language (UML), code implementation via PHP and MySQL, and system testing. Black Box Testing was conducted to ensure the system's functionality operated correctly. The results indicate that this digital service application successfully digitizes bureaucratic workflows, accelerates document processing times, and enables pilgrims to independently submit applications and download leave letters without the need for repeated office visits. The system is expected to serve as an adaptive digital solution that supports the transformation of public services within the Jambi City Hajj and Umrah Ministry Office.